Le fruit d’une volonté politique
En avril 2014, alors qu’il venait à peine d’être élu maire de cette commune d’un peu plus de 10 000 habitants, André Mellinger annonçait sa volonté de recourir au numérique pour moderniser les pratiques de la municipalité : « Nous avons des choses assez innovantes que nous allons mettre en place rapidement comme la dématérialisation des dossiers du conseil municipal. Les élus auront tous une tablette. Les salles du conseil et de la municipalité seront équipées en wifi. L’intérêt est de faire une économie très importante de papier et de jouer la transparence puisque tout sera accessible sur le site de la ville. La deuxième étape sera de dématérialiser l’ensemble des dossiers et des délibérations. » (La Dépêche édition du 18/04/2014)
De la parole aux actes, la mise en œuvre de ce projet a débuté dans les mois qui ont suivi. La municipalité qui souhaitait disposer d’un outil unique, sécurisé et utilisable en mobilité pour permettre aux élus de travailler avec plus de souplesse a donc choisi de se doter de la solution Connect élu développée par Orange, en partenariat avec Gfi.
Le numérique au service des élus
Concrètement cette application permet de dématérialiser l’ensemble du processus de délibération du conseil municipal : dépôt des projets, convocation électronique des conseillers, envois des pièces et des documents pour instruire les délibérations, passage en assemblée, jusqu’à la transmission en préfecture pour contrôle de légalité.
Comme l’avait annoncé le maire au début de son mandat, les 29 élus figeacois ont donc tous été équipés d’une tablette sur laquelle en plus d’un certain nombre d’outils d’aide ou de « productivité » était pré-installée la suite logicielle Connect Elu. Un test grandeur nature a été mené en novembre 2014 et après un déploiement en décembre, le premier conseil municipal dématérialisé s’est tenu en avril 2015.
Très vite adoptée par l’ensemble des élus, la solution Connect élu s’appuie sur le cloud d’Orange pour l’archivage et le partage de documents. Le système est sécurisé et facilite la collaboration des élus avec les responsables de services. Qui plus est, avec cette application, chacun d’entre eux peut désormais préparer son conseil à distance en accédant de manière simple et directe aux pièces attachées à chaque projet de délibération.
Plus qu’un changement technologique, un changement culturel
La mise en œuvre de la dématérialisation à travers l’implémentation de ce nouvel outil a aussi été l’occasion pour la municipalité de repenser ses méthodes de travail. Ainsi, par exemple, la direction générale des services en charge de la préparation et de l’envoi des convocations ne reviendrait en aucun cas en arrière. La dématérialisation a eu l’avantage de limiter les tâches rébarbatives comme les photocopies de tous les documents nécessaires pour les convocations. Avec 29 élus, soit autant de convocations, il suffisait auparavant d’un ordre du jour un peu chargé pour que l’assistante de direction passe une journée entière devant la photocopieuse. De même, l’envoi des convocations s’est grandement simplifié en étant dématérialisé. Désormais libéré de ces tâches, la direction générale des services peut mieux préparer avec les différents services les projets de délibération. Résultat, les dossiers sont mieux construits, plus complets avec une meilleure information, plus exhaustive. S’en suit, bien évidemment, une place plus grande pour les débats en assemblée.
Une démarche en plusieurs étapes
A Figeac, la dématérialisation de l’ensemble du processus de délibération du conseil n’a cependant été que la première étape d’un projet plus ambitieux. A terme la municipalité souhaite dématérialiser toute la chaîne d’élaboration des projets. C’est d’ailleurs une des raisons qui l’ont amenée à choisir la solution Connect élu. Cette application offre en effet toutes les fonctionnalités nécessaires. Prochaines étapes à Figeac, la dématérialisation des dossiers de préparation et du courrier qui devraient être mises en œuvre dans les mois qui viennent. Il ne restera plus alors qu’à appliquer l’option parapheur électronique transverse de la solution Connect élu pour que la municipalité atteigne son objectif.