Ainsi, comme le rappelle la circulaire, dès novembre prochain, les officiers d’état civil de toutes les communes seront compétents pour enregistrer les nouvelles déclarations de Pacs ; les officiers d’état civil des communes sièges de tribunaux hériteront d’une compétence supplémentaire puisqu’ils seront également compétents pour tout ce qui concerne les modifications et dissolutions de Pacs conclu et enregistré par les tribunaux d’instance avant le 1er novembre 2017. Ajoutons en outre que la circulaire vient préciser que les déclarations de Pacs faites avant la date du transfert seront « remises ou adressées à l’officier d’état civil de la commune du lieu du greffe du tribunal d’instance qui a procédé à l’enregistrement du Pacs ».
Pour aider les communes à y voir plus clair concernant les opérations de déménagement impliquées par l’entrée en vigueur de ces dispositions, des fiches techniques sont jointes à la circulaire. Ainsi, il est précisé que le transfert des dossiers papier des Pacs doit être précédé d’une opération de tri, car les communes ne devront recevoir que les dossiers papier des Pacs « récents », c.-à-d. en cours ou dont la dissolution a moins de cinq ans.
Plus concrètement, les tribunaux d’instance sont invités à trier faire les dossiers des Pacs en trois catégories :
– les dossiers des Pacs en cours conclus avant le 1er novembre 2017, qui doivent être transférés à la commune siège du Tribunal d’instance ;
– ceux des Pacs dissous après le 1er novembre 2012, qui doivent également être transférés à la commune siège du Tribunal d’instance ;
– ceux des Pacs dissous avant cette date du 1er novembre 2012 qui doivent être détruits.
Toujours concernant ces opérations de transfert de dossiers, ces derniers devront faire l’objet d’une convention-cadre signé entre les communes et les tribunaux d’instance. Pour éviter tout risque, les tribunaux d’instance devront s’assurer que les dossiers transférés n’ont pas été conservés dans des locaux contenant des matériaux amiantés dégradés ou ayant fait l’objet de travaux. A noter un point important : le transport et le conditionnement des dossiers papier est laissée la charge et à la responsabilité du ministère de la Justice, sachant que l’envoi par La Poste n’est pas autorisé.
En termes d’emploi du temps, le calendrier proposé par la circulaire prévoit un « transfert global des dossiers papier au cours des quinze jours précédant le 1er novembre », pour permettre un transfert coordonné avec celui des données informatiques qui doivent être transmises à la commune autour du 16 octobre. S’agissant de la question du transfert des données numériques, celui-ci fait l’objet d’une description très précise dans la fiche 8 : le transfert des fichiers informatiques aux communes pouvant par ailleurs s’effectuer dès le mois de septembre.