Depuis 2012, certains fournisseurs de l’Etat, au lieu d’envoyer des factures papier par courrier, peuvent déposer les données correspondantes sur un portail Internet conçu à cet effet, dénommé Chorus Factures. Au 1er janvier 2017, ce mode de facturation électronique va devenir la règle pour les collectivités locales, avec une montée en charge progressive qui va s’étaler jusqu’en 2020. L’inconnue principale, à ce jour, est la vitesse à laquelle les fournisseurs des collectivités vont abandonner le papier au profit du numérique, indépendamment des dates-butoirs inscrites dans la loi. Quoi qu’il en soit, tout doit être prêt pour le 1er janvier 2017. La DGFIP fait le point pour les petites villes.
En vertu d’une loi du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à « simplifier et sécuriser la vie des entreprises », une ordonnance du 26 juin 2014 prévoit l’introduction progressive, d’ici à 2020, de la facturation électronique dans toutes les administrations publiques, qu’il s’agisse de l’Etat, des collectivités locales ou des établissements publics locaux et nationaux. L’objectif visé est avant tout économique, les bénéfices attendus se partageant entre le public et le privé. En matière de coûts de traitement, en effet, le gain est estimé entre 3 et 4,5 euros par facture du côté des entreprises, et entre 1 et 6 euros pour les collectivités publiques. Parallèlement à cela, le traitement plus efficient des factures électroniques permettra d’aboutir à des délais de paiement nettement réduits dans la sphère publique.
Pour les collectivités locales, la disparition du papier va s’opérer de façon progressive. Les 200 plus grandes entreprises françaises et toutes leurs filiales (soit 24.000 fournisseurs environ) passeront au numérique au 1er janvier 2017. Les entreprises de taille intermédiaire basculeront un an plus tard, puis les petites et moyennes entreprises au 1er janvier 2019. La généralisation complète du système sera atteinte en 2020.
De nombreuses entreprises pourraient anticiper les dates inscrites dans l’ordonnance de 2014. En effet, près de 20.000 entreprises s’adressent déjà à l’Etat de façon dématérialisée, via le portail existant Chorus Factures. Elles devraient donc très rapidement étendre la facturation électronique à tous leurs clients publics, quelles que soient leur taille et leur nature (collectivités locales, groupements intercommunaux, hôpitaux, etc.). De même, certains fournisseurs de petite taille n’attendront pas 2019 ou 2020 pour basculer : les gains de productivité liés à la dématérialisation des procédures administratives n’intéressent pas que les grands groupes. Dans les 18 structures pilotes (dont huit collectivités locales) qui vont tester le système avec six mois d’avance, on s’attend, en réalité, à ce que le quart des factures soient dématérialisées dès l’an prochain.
Attention ! Toutes les entités de la sphère publique elles-mêmes émettrices de factures en direction de clients publics (par exemple un syndicat de distribution d’eau potable comptant, parmi ses clients, une commune, un groupement intercommunal, un conseil départemental, etc.) doivent passer à la facturation électronique dès le 1er janvier 2017. Les petites villes concernées par ce cas de figure doivent se rapprocher au plus vite de leur éditeur de logiciel financier, pour vérifier qu’il développe bien la solution nécessaire, respectant un schéma de facture appelé « PES-ASAP ».
En additionnant le personnel des collectivités et des établissements publics locaux et de santé, celui des services de l’Etat et des établissements publics nationaux, on estime qu’environ 220.000 agents publics vont avoir à traiter des factures électroniques, donc doivent être formés rapidement sur le sujet.